Apertura de órdenes
Es el primer paso del sistema: recibir la orden de trabajo. Ésta se relaciona con un cliente y un producto. El producto pudo o no haber sido vendido por la empresa. En caso de haber sido vendido por la empresa, es localizable a través tanto del número de serie como a través de las ventas efectuadas al cliente que ahora solicita el servicio. Una vez que todos los elementos está plenamente localizados, es factible comenzar a trabajar lo necesario para reparar o darle mantenimiento al producto.
Asignación de órdenes de servicio
Éste es el siguiente paso para controlar lo que sucederá con una orden de servicio. En la empresa, a través del sistema de tareas y permisos del Gladmin, un conjunto de personas están autorizadas a recibir órdenes de servicio. Estas personas están autorizadas para que, una vez que la orden de servicio se les haya asignado, puedan solicitar refacciones para las mismas.
La orden de servicio puede ser asignada a más de una persona, de tal manera que sea atendidad según la especialización de los que sean encargados.
Entrega de refacciones y medición de tiempo
Las personas autorizadas para trabajar una orden puede recibir refacciones. Cuando éstas salen del almacén, son cargadas al producto, como parte del costo de la reparación del mismo. El tiempo que está transcurriendo de los que recibieron la asignación de atender la orden, es tambén parte del costo de mano de obra que será cargado al trabajo. La empresa puede optar por parametrizar el tiempo, de tal manera que sea fijo por obra, pero que sea medido por operador, para efectos de conocer la calidad productiva de cada uno de ellos.
Conclusión de servicio
Las personas que tienen asignada una obra, eventualmente llegarán al punto, por separado cada uno de ellos, en que podrán determinar que el servicio ha quedado concluido. El sistema reconoce, cada vez que un operador de servicio declara haber terminado, si la obra está realmente terminada. El último en revisar esta situación sería el supervisor de obra final, que es la persona encargada de dar el visto bueno. Cuando el último en dar esta aprobación o en registrar que su misión ha sido concluida sucede, entonces el Gladmin transforma la orden de servicio en un conjunto de conceptos facturables, listos para ser hechos partes de una factura en el sistema de caja, facturación y cobranza. A partir de ese momento el pago del servicio puede quedar al mismo cliente que lo solicitó o bien puede ser facturado a otra entidad.
Es factible, como todo en el Gladmin, extraer información vía sentencias SQL a tablas dinámicas, que nos permitan medir productividad, eficiencia y márgenes de utilidad reales que está generando el conjunto de servicios.