Manejo de productos: aplicación para almacenistas
A los almacenistas se les encarga la responsabilidad de las existencias en sus almacenes. Ellos, en el Gladmin, firman electrónicamente cada vez que reciben algo y cada vez que dejan ir algo. Por lo tanto, si al levantar un inventario falta algo, sólo pueden ser ellos los culpables, porque sólo ellos tienen el "poder" de recibir o de transferir (sacar) piezas de sus almacenes a otros. Es obvio que si algo sobra estaremos ante un hecho que tiene como sustento real la omisión, por parte del almacenista, de darle entrada con el programa eso que está sobrando.
Es grave la responsabilidad que se deposita en los almacenistas. Por lo tanto, el Gladmin es muy cuidadoso en el tipo de aplicación que les entrega para recibir o transferir piezas. Cada evento de recibir o de transferir es registrado en su hora y fecha, con un detalle de los productos involucrados en ese movimiento.
Evento de envío supervisado
En el Gladmin, el que firma un envío es alguien que está autorizado a declarar que el envío se ha hecho y que basó su decisión en haber confirmado visualmente que el contenido registrado del envío es, efectivamente, el contenido real de lo que será transportado de un lugar al otro. Se contempla la posibilidad de que se trate de 2 personas en la tarea del envío: el que junta lo que se enviará y el que confirma, mediante un evento con firma electrónica, que lo declarado es lo correcto. El evento no debe de ser acompañado por papel alguno que declare lo que se está transportando, a menos que se trate de transporte de piezas importadas y que requieren un sobre cerrado que sólo deberá de abrirse en caso de ser solicitado por la autoridad. Es decir, el sobre debe de llegar cerrado al destino final, dado que la comunicación le indica al representante de la autoridad que debe de quedarse con la declaración o bien entregarla sellada nuevamente.
Recepción ciega
En el Gladmin la recepción de un conjunto de productos que se tranfieren de un área a otra debe de ser totalmente ciega. El receptor debe de darle lectura a cada pieza que está incluida en el envío. Cuando considera que ha terminado de leer todo lo que debe de incluirse, el receptor firma electrónicamente que "eso es todo lo que se incluyó en el envío".
Sin embargo, lo que se recibió puede ser diferente de lo que se envió. Esto lo sabe el sistema pero no lo dice. El receptor continúa con su trabajo, pero las piezas que ha recibido no pueden salir a la venta porque hay error en ellas. Al darse esta situación, el programa supervisor de inventarios recibe un aviso y debe de activarse para examinar qué es lo que aparentemente está mal. El supervisor de inventarios puede proceder a comunicarse con el enviador y el receptor, para solicitarle le informen qué es lo que tienen en exisencia. Puede preguntar pieza por pieza o bien irse directamente a las piezas que causaron la diferencia. Entonces, al descubrir la realidad, el supervisor podrá cambiar los valores de la transferencia y dejarla exactamente como debería de estar.
Descubrimiento de errores al instante en que se cometen
La manera de detectar los errores en los procesos de transferencias es atacando las irregularidades en el momento más cercano al instante en que se generan. Las inexactitudes en los inventarios provienen de la detección tardía de los errores. Empresas que empiezan a usar el Gladmin notan una sorprendente mejoría en la concordancia entre lo real y lo que tiene el sistema en sus inventarios. Claro que, esto sólo se logra después de un periodo un tanto pesado de adaptación, como consecuencia de un proceso de adaptación que implica radicales cambios en la forma de hacer las cosas por parte de los usuarios.