Dos tipos de información
Como es de esperarse, hay dos tipos de información que es necesario transferir de los sistemas antiguos a los nuevos como el Gladmin. Por un lado están los datos estáticos, es decir, todo aquello que no cambia conforme la operación normal del negocio progresa. Es lo que nosotros hemos almacenado en la base central. Por el otro lado está la información dinámica: la que cambia conforme la operación del negocio va realizándose cada día. El el Gladmin el proceso de migración de ambos tipos de información requiere cierto esfuerzo que sólo persigue el aumento de la calidad.
Información estática
Dentro de este rubro quedan incluidos los nombres de las personas físicas, los nombres de las entidades morales o empresas y corporaciones, las direcciones, los teléfonos, las direcciones de e-mail, los giros, las relaciones entre las entidades, los productos y los servicios con sus marcas, sus modelos, sus códigos de barra, etc. Ésta es información estática porque se da una sola vez y luego se usa conforme se opera la empresa.
El proceso de migración de este tipo de información es bastante diferente en el Gladmin de lo que podría esperarse en los sistemas que no dividen la información en átomos. Es el proceso mismo de creación de las bases para la carga de la información que se migra el que en forma paralela provoca la necesidad de depurar lo que se migra, resultando dicha depuración en un incremento sustancial de la calidad de la información.
Información dinámica o "viva"
Para que se pueda migrar la información dinámica (saldos, facturas, existencias, costos, etc.) es necesario haber cumplido con la migración completa de la información estática. Esto es lógico dado que toda la información dinámica está vinculada con elementos estáticos: una factura tiene un beneficiario, que es el que debe la cantidad o es al que se le debe el monto de la misma. Si no existe el beneficiario, no puede crearse el registro del documento. Las existencias de los productos en los diferentes almacenes están ligadas a los registros estáticos de los productos. En el Gladmin es imposible tener "cabos sueltos". Por lo tanto, para tener un artículo en existencia, es necesario que dicho artículo sea parte del catálogo.
Migración: primer paso hacia la calidad
Es de importancia primordial el entendimiento cabal de que la calidad de la información es básica y fundamental para que un sistema funcione con el máximo de eficiencia. Es en este paso que algunas empresas con muy mala calidad inicial se pueden trabar. No hacer los esfuerzos para destrabarse de los obstáculos de los errores del pasado, es sólo postponer en forma poco prometedora un paso que eventualmente tendrá que darse. Con la entrada de la información a las bases del Gladmin comienza un proceso de cambio radical de las maneras antiguas y las nuevas de hacer las cosas. Éste es un proceso de adaptación que finalmente redundará en un obvio beneficio integral para la empresa.