Facturación
El proceso de facturación tradicional o "impresa", es, desde luego, mucho menos recomendable que el proceso de facturación electrónica. Sin embargo, en el Gladmin las cosas son sólidas y altamente eficientes por diseño, además de cumplir estrictamente los reglamentos legales.
El usuario del Gladmin puede estar seguro de que cuando una factura ha quedado impresa en una hoja foliada, preimpresa, la información que está contenida en esa impresión, es la correcta y exacta. No es necesario ir a revisar nada, pues aún el folio que se le dijo al sistema que habría de usarse, aparecerá también impreso en el papel foliado.
Por otra parte, una factura no se imprime a menos que los requisitos de contabilización y registro queden totalmente satisfechos. Cuando una factura se ve impresa es porque lo que ampara ha sido debidamente registrado en la base de datos.
Notas de crédito
Por desfortuna el uso de las notas de crédito es mucho más frecuente que el que una correcta operación administrativa -por parte de quien las emite o de quien las solicita- provocaría. La "nota de crédito" debe de ser un documento excepcional. Algo que sólo se requiere en circunstancias muy extrañas, raras, poco probables (cuando se opera y administra correctament).
En el Gladmin, las notas de crédito pueden amparar: 1) Devoluciones totales o parciales de artículos ya facturados a clientes, 2) Conceptos especiales de descuento y 3) Aplicación según acuerdos previos, de descuentos por pronto pago. En el primer caso, como en las devoluciones a proveedores, la nota de crédito portará el precio exacto que se cobró en la factura y, regreserá al almacén, al costo exacto al que salió. En el segundo caso, los conceptos son libres y se contabilizan según lo determina el contador. En el tercer caso, el sistema es de una gran ayuda, dado que ahorra más del 95% del tiempo que se usaría en hacer las operaciones de aplicación de descuento por pronto pago.
Recibos y anticipos
En el Gladmin se toma en serio el crédito o falta de él para los clientes. No es posible facturarle a cliente alguno a menos que: 1) o tenga un límite de crédito y no esté atrasado en sus pagos o 2) tenga saldo a su favor igual o mayor a la factura que se pretende expedir. Esto hace que el flujo de compras no se detenga. Por otra parte, en cierta manera empuja al seguimiento de nuestra recomendación: no aplicar pagos de clientes con facturas atrasadas. Aprovechar aplicar el pago a las facturas más atrasadas y dejar las nuevas a crédito nuevo. Si no se sigue esta política, se corre el riesgo de lanzar a la calle a los clientes: las facturas antiguas continúan envejeciendo y las nuevas son "pagadas al contado": ¿qué valor tiene la información de esa cartera?
El recibo, por lo tanto, es la recepción de monetario que puede o no ser aplicado de inmediato para cubrir alguna factura o varias de ellas. Y el recibo es el que nos va marcando la $efectivización$ de la cartera, dato que nos aporta el pago del IVA cada fin de mes, sin necesidad de hacer malabarismo contable de ningún tipo.
Flexibilidad demandada y cedida
Facturas, notas de crédito y recibos (habría que añadir también las notas de cargo) son los documentos legales más delicados. También son los documentos sobre los cuales las empresas cometen el máximo de errores. Y esos errores solicitan que se "echen para atrás". Quisieran llevar las cosas al punto exacto en que se encontraban para que el error desaparezca pero... dos meses después. Obvio, eso no es posible. Los errores son esperables, pero como excepción, no como constante. El Gladmin permite cancelación de facturas del mismo día y notas de crédito para cualquier día, cancelación de recibos previa desaplicación. Las cosas quedan aparentemente como estaban, pero conservamos en la base de datos el historial de fallas, olvidos, cancelaciones y demás errores. Son datos muy valiosos para medir la productividad de los involucrados.