Programas y tareas
Los programas del Gladmin resuelven, cada uno de ellos, una o más tareas. Una tarea es una actividad que después de haber sido realizada, provoca cambios en la base de datos.
No cualquier persona puede hacer cambios en las bases de datos. Por lo tanto, debemos de organizar las cosas de tal forma que las tareas sólo puedan ser realizadas por los usuarios que tienen permiso de hacerlas.
Quien tien permiso de hacer una tarea, se supone que ha sido capacitado para tal actividad.
Las tareas y las áreas
Cuando se le otorga a un usuario el permiso para ejecutar una tarea, este permiso no es "abierto", sino que está restringido a un área de la empresa. Si es necesario que el mismo usuario tenga permiso de hacer esa misma tarea pero en otra área de la empresa (otra sucursal, otro centro de distribución, otro almacén), el usuario deberá de tener, con su mismo nombre de usuario, otra clave secreta. La clave secreta usada determina no sólo qué tarea está intentado realizar, sino en qué área se supone que procederá a hacer dicha tarea.
Permisos y roles
En el Gladmin, una vez que un usuario cualquier ha recibido un conjunto de permisos para tareas, es factible duplicar ese mismo conjunto con cualquier otro usuario para la misma área o para otra área. Así se forman los "roles".
Entrada a los programas
Ningún programa del Gladmin puede ser ejecutado (con excepción de las importaciones, que requiere el conocimiento aún "más secreto" de las claves de la bases de datos) sin que medie la introducción de la identificación de la persona que va a hacer uso del programa.
La entrada a los programas se hace con una forma de identificación que, una vez concluida, con un usuario aceptado, hace las veces del evento de "firma electrónica". Este sistema puede ser sustituido por la seguridad de la huella dactilar o de tarjetas que se pasan por lectores ópticos o magnéticos.